PROCEDIMENTI AMMINISTRATIVI
I documenti che vengono rilasciati all’estero da autorità straniere, come per esempio una procura notarile o un titolo di studio estero, per essere validi anche in Italia devono essere legalizzati.
La procedura per la legalizzazione dei documenti pur essendo abbastanza semplice, spesso non è spiegata in modo chiaro e comprensibile ai non addetti ai lavori e sono tante le persone che fanno confusione con i concetti di legalizzazione, traduzione legale e apostille: per questo motivo in questo articolo troverai tutte le informazioni utili sull’iter burocratico per la legalizzazione dei documenti in lingua straniera.
Legalizzazione dei documenti: cos’è?
La legalizzazione dei documenti è una procedura burocratica attraverso cui è possibile ottenere il riconoscimento legale dei documenti esteri da parte delle autorità italiane.
Ottenere il timbro che attesta la legalizzazione dei documenti è infatti fondamentale se si desidera utilizzare un documento emesso all’estero anche in Italia, per qualsiasi tipo di motivazione.
Il motivo per cui i documenti rilasciati dalle autorità straniere non sono validi nel nostro territorio è molto semplice: senza una legalizzazione non è possibile dimostrare che il documento non sia contraffatto e che quindi sia stato prodotto in modo conforme alla legalità.
La legalizzazione di un documento pertanto serve ad accertare che:
- • il documento è stato redatto in modo conforme in quanto previsto dalle leggi del Paese straniero;
- • il documento straniero sia stato rilasciato da un autorità competente e qualificata e non sia stato prodotto da un comune cittadino.
Dal momento che, accertare la qualifica legale del pubblico ufficiale che ha firmato il documento è di fondamentale importanza per stabilire la legalità dell’atto, la legalizzazione stabilisce anche l’autenticità della firma dell’autorità che ha sottoscritto il documento.
Attenzione: la legalizzazione serve solo a dimostrare che un documento straniero è un documento legale riconosciuto dalla legge italiana, pertanto questa procedura non analizza il contenuto del documento.
Chi si occupa di legalizzare un documento?
La legalizzazione dei documenti esteri in Italia è una procedura burocratica affidata unicamente alle rappresentanze diplomatiche o consolari italiane presenti in quel Paese.
Quali sono i dati presenti nel documento
Un documento legalizzato presenta i seguenti dati:
- • il nome e cognome di chi ha sottoscritto il documento
- • il nome e il cognome dell’autorità che legalizza il documento
- • la qualifica del pubblico ufficiale che legalizza il documento
- • la firma del pubblico ufficiale che ha il compito di legalizzare il documento
- • la data e il luogo della legalizzazione
- • il timbro dell’ufficio.
Quali atti sono soggetti a legalizzazione ?
Gli atti che per essere riconosciuti dallo Stato italiano devono essere obbligatoriamente sottoposti a una procedura di legalizzazione sono tutti quei documenti che sono prodotti in uno stato straniero, compresi quelli redatti in lingua italiana.
Alcuni esempi di documenti per cui è necessaria la legalizzazione sono:
- • certificati di nascita;
- • atti notarili
- • certificati di matrimonio;
- • atti commerciali;
- • titoli di studio;
- • certificati di divorzio;
- • certificati di morte.
Non sono considerati atti stranieri quelli prodotti da consolati e ambasciate italiane all’estero.
Quali sono gli atti che non sono soggetti a legalizzazione?
Gli atti stranieri che non devono essere sottoposti alla legalizzazione sono quelli il cui obbligo di legalizzazione viene esentato dalla legge attraverso accordi internazionali o leggi specifiche.
In particolare, sono esentati dall’obbligo di legalizzazione i documenti sottoscritti in tutti i Paesi che hanno firmato la Convenzione dell’Aja.
I documenti emessi dagli Stati che fanno parte della Convenzione dell’Aja, per essere riconosciuti dallo Stato italiano, quindi, non avranno necessità di essere legalizzati ma dovranno presentare solamente l’apostille.
Legalizzazione dei documenti e apostille: qual è la differenza?
La legalizzazione dei documenti e il contrassegno del documento con l’apostille, sebbene servano a comunicare la validità dei documenti stranieri per lo Stato italiano, sono due procedimenti differenti.
La legalizzazione è un processo burocratico molto lungo che coinvolge i consolati e le rappresentanza diplomatiche, ed è necessario per accertare la legalità dei documenti prodotti in tutti gli stati esteri che non aderiscono alla convenzione dell’Aia, mentre l’apostille è un timbro che serve per validare i documenti esteri redatti in tutti gli Stati che hanno sottoscritto la convenzione dell’Aja, e viene apposto dalle autorità della procura o della Prefettura.
Come richiedere la legalizzazione dei documenti
Per legalizzare un documento è necessario che il cittadino italiano si presenti al consolato portando con se:
- • il documento originale
- • il documento tradotto.
Attenzione, affinché la traduzione del documento venga considerata valida, è necessario che venga contrassegnata da un timbro che attesta la sua conformità; le traduzioni giurate, ossia le traduzioni dei documenti legali, devono essere infatti redatte da traduttori ufficiali accreditati dal Consolato italiano del Paese d'origine.
Quanto costa una legalizzazione?
Per la legalizzazione di un atto è necessario pagare i diritti consolari, la cui tariffa varia in base al documento di cui si richiede la certificazione.
Si può visualizzare la tabella completa delle tariffe vigenti al seguente link.
Attestare la legalità di un documento straniero in Italia
La legalizzazione è una procedura burocratica a cui devono essere sottoposti i documenti redatti all’estero sia in lingua straniera che in lingua italiana per essere riconosciuti legalmente in Italia.
Gli unici documenti che non devono essere legalizzati sono quelli che vengono redatti e sottoscritti in tutti gli stati che fanno parte della Convenzione dell’Aja.
Per legalizzare un documento è necessario rivolgersi ai consolati italiani presenti all’estero in possesso del documento originale e del documento tradotto in italiano.